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Öffentliche Auftraggeber, Konzessionsgeber und Sektorenauftraggeber müssen Aufträge und Konzessionen ausschreiben. Ob Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen europaweit ausgeschrieben werden müssen, hängt von den EU-Schwellenwerten ab. Vor der Vergabe schätzt der Auftraggeber den Auftragswert ein und führt bei Bedarf eine Markterkundung durch, um aktuelle Preise zu ermitteln.

Wenn die Schätzkosten den EU-Schwellenwert erreichen oder überschreiten, muss europaweit ausgeschrieben werden. Liegt die Schätzung darunter, kann national ausgeschrieben, muss aber nicht. Es können jedoch zusätzliche Schritte nötig sein, falls der Auftrag für den Binnenmarkt relevant ist.

Entscheidend ist nur die korrekte Schätzung des Auftraggebers, nicht der tatsächliche Auftragswert. Die EU-Schwellenwerte stehen nicht im Zusammenhang mit den Wertgrenzen für bestimmte Verfahren im Unterschwellenbereich. Einige Leistungen unterliegen ohnehin nicht dem Vergaberecht, da Ausnahmen gelten, unabhängig vom Auftragswert.

In einem Verhandlungsverfahren mit Wettbewerb können Unternehmen eine Teilnahme beantragen, indem sie die geforderten Informationen vorlegen.

Die Frist für die Einreichung von Anträgen beträgt mindestens 30 Tage ab der Bekanntmachung oder 15 Tage, wenn eine Aufforderung zur Interessensbestätigung verwendet wird.

Nur die Unternehmen, die nach Prüfung ausgewählt werden, können an den Verhandlungen teilnehmen. Die Anzahl der teilnehmenden Bewerber kann begrenzt werden.

Die Frist für die Einreichung von Angeboten kann zwischen Auftraggeber und Bewerbern einvernehmlich festgelegt werden. Wenn keine Einigung erzielt wird, beträgt die Mindestfrist 10 Tage ab der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Eine Bietergemeinschaft (BieGe) ist ein Zusammenschluss von Einzelbietern, die gemeinsam ein Angebot für eine nationale oder EU-weite Ausschreibung abgeben. Eine BieGe kann entweder für eine bestimmte Ausschreibung oder langfristig entstehen. Wird ein Auftrag erteilt, wird die BieGe zu einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE), in der alle Unternehmen gleichberechtigt sind und als Vertragspartner auftreten.

Um bei Ausschreibungen berücksichtigt zu werden, muss die Bietergemeinschaft einen bevollmächtigten Vertreter für Vertragsabschluss und -durchführung benennen. Die Vertretungsbefugnis muss durch einen Auszug aus dem Bietergemeinschaftsvertrag oder eine unterschriebene Erklärung nachgewiesen werden.

Eine Konzession ist ein Nutzungsrecht an einem öffentlichen Gut, das von staatlichen Behörden an Unternehmen vergeben wird. Es handelt sich um einen bezahlten Vertrag zwischen Konzessionsgeber und Konzessionsnehmer (siehe § 105 GWB). Das Nutzungsrecht kann den Abbau von Rohstoffen oder die Nutzung eines Gebäudes umfassen. Unternehmen, die Konzessionen erhalten, dürfen ihre Bau- oder Dienstleistungen wirtschaftlich nutzen.

Konzessionsgeber sind meist öffentliche Behörden, während Konzessionsnehmer ein oder mehrere Unternehmen sind. Bei einer Konzession übernimmt der Konzessionsnehmer das betriebliche Risiko vom Konzessionsgeber.

Eine Konzessionsvergabe ist die Vergabe des Nutzungsrechts an einem öffentlichen Gut. Diese Regelung tritt ab einem Vertragswert von derzeit 5.350.000 Euro oder mehr in Kraft und basiert auf der Konzessionsvergabeverordnung.

Das offene Verfahren, auch als öffentliche Ausschreibung bekannt, beginnt mit der Bedarfsermittlung einer öffentlichen Einrichtung. Diese bestimmt den Leistungsumfang und die entsprechenden Maßnahmen für das Projekt. Anschließend werden die Vergabeunterlagen erstellt, die genaue Details zu den erwarteten Leistungen, notwendigen Qualifikationen und Vertragsbedingungen enthalten.

Die Wahl des Vergabeverfahrens hängt von der erwarteten Leistung, den Anforderungen und den Kosten ab. In der Regel wird das offene Verfahren verwendet, es sei denn, besondere Umstände erfordern eine andere Vorgehensweise.

Sobald die Vergabeunterlagen fertiggestellt sind, wird die Ausschreibung in Print- und Onlinemedien veröffentlicht. Dabei erhalten interessierte Unternehmen Hinweise darauf, wo sie die Ausschreibungsunterlagen anfordern oder herunterladen können.

Interessierte Unternehmen reichen ihre Angebote ein, welche die ausgefüllten Unterlagen sowie die erforderlichen Nachweise, Referenzen, Preiskalkulationen und Erklärungen enthalten.

Die Vergabestelle bewahrt die eingereichten Unterlagen sicher bis zum Ablauf der Frist auf und öffnet sie am festgelegten Datum.

Sobald die Angebote geöffnet sind, prüft die Vergabestelle sie formal. Unterlagen mit Fehlern werden sofort ausgeschlossen!

Die formgerechten Angebote werden anschließend inhaltlich geprüft und bewertet. Dabei wird die Qualifikation der Unternehmen und ihre Preisgestaltung untersucht.

Die Vergabestelle entscheidet dann auf Basis der Eignung und Wirtschaftlichkeit, welches Unternehmen den Zuschlag erhält. In Ausnahmefällen kann die Ausschreibung aufgehoben werden, etwa wenn kein geeigneter Bieter gefunden wird.

Bei europäischen Ausschreibungen werden zuerst die abgelehnten Bieter informiert. Sie erfahren die Gründe für die Ablehnung sowie den Namen des erfolgreichen Bieters. Danach wird der erfolgreiche Bieter benachrichtigt. Bei nationalen Ausschreibungen erhalten die Bieter lediglich die Gründe für die Ablehnung.

Wenn es keine oder nur ungeeignete Angebote gibt, ist eine Direktvergabe erlaubt, solange die ursprünglichen Vertragsbedingungen gleichbleiben. Ein Angebot ist ungeeignet, wenn es die Anforderungen nicht ohne Änderungen an den Vergabeunterlagen erfüllen kann. Eine Direktvergabe ist auch dann erlaubt, wenn der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen ausgeführt werden kann, zum Beispiel bei technischen Gründen, die einen Wettbewerb verhindern. Unvorhersehbare Ereignisse, wie Unwetter zum Beispiel, können ebenso Grund für eine Direktvergabe sein, wenn der Auftraggeber die Mindestfristen für ein Verhandlungsverfahren nicht einhalten kann. Nach einem Planungswettbewerb ist eine Direktvergabe auch zulässig, wenn der Dienstleistungsauftrag nach den Wettbewerbsbedingungen an den Gewinner oder einen der Preisträger vergeben werden muss.

Die freiwillige Ex-ante-Bekanntmachung erlaubt es öffentlichen Auftraggebern, Direktvergaben rechtssicher durchzuführen, während Bieter trotzdem die Möglichkeit zur Überprüfung haben. Dadurch wird ein Gleichgewicht zwischen den Interessen von Auftraggebern und Unternehmen geschaffen.

Um die Vorteile der freiwilligen Ex-ante-Bekanntmachung zu nutzen und zu vermeiden, dass ein Vertrag rückwirkend für ungültig erklärt wird, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

• Der öffentliche Auftraggeber muss glauben, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige EU-weite Bekanntmachung erlaubt ist.
• Diese Absicht muss vor Vertragsabschluss im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gegeben werden.
• Der Vertrag darf nicht vor Ablauf einer 10-tägigen Frist nach der Bekanntmachung abgeschlossen werden.

Die Rechtsprechung legt strenge Maßstäbe an, um sicherzustellen, dass der Auftraggeber sorgfältig und korrekt gehandelt hat. Die Prüfinstanzen überprüfen, ob der Auftraggeber unter den gegebenen Umständen die Vergabe ohne vorherige Ausschreibung für zulässig hielt.

Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung:

Ein Vergabeverfahren ohne vorherige EU-Bekanntmachung ist nur unter besonderen Umständen erlaubt. Es darf nur dann stattfinden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt und der Wettbewerb nicht künstlich eingeschränkt wird.